Backoffice

Contracten, CAO’s, urenregistratie, verloning en facturatie. Op de backoffice van Continu wordt de salarisbetaling en facturatie van de externe medewerkers van Continu geregeld. De adviseurs van Continu helpen technici aan een baan en regelen o.a. het contract met de opdrachtgever en de medewerker. Als de getekende contracten binnen zijn, begint het werk op de Backoffice. We hebben 2 teams op de afdeling. De ene groep zorgt ervoor dat de nieuwe starters goed in het systeem staan. Vervolgens zorgt de andere groep ervoor dat de salarissen betaald worden en dat de tarieven worden gefactureerd aan de opdrachtgevers.

De Backofficemedewerker controleert of alle documenten compleet zijn en vult de gegevens in het systeem aan met informatie over de salarisbetaling. Je bekijkt of de gegevens overeenkomen met de arbeidsvoorwaarden in de CAO die bij de opdrachtgever geldt en zorgt ervoor dat kandidaten en klanten een account krijgen in ons digitale urensysteem. Je werkt volgens een checklist, zodat je zeker weet dat alle stappen doorlopen zijn.

De kandidaten ontvangen wekelijks een e-mail met een link naar hun digitale urendeclaratie. Deze vullen zij aan het einde van de week in en vervolgens wordt de declaratie door de opdrachtgever geaccordeerd. De declaraties worden op de Backoffice gecontroleerd en verwerkt tot loonstroken en facturen. Kandidaten kunnen wekelijks wisselende uren indienen. Kostenvergoedingen, de WKR, vakantiegeld, verlofreserveringen, toeslagen voor overwerk, loondoorbetaling bij ziekte, het komt allemaal voorbij. Dat maakt het werk zeer afwisselend. Het is belangrijk dat je je verloningservaring,  kennis over arbeidsrecht en (fiscale) wet- en regelgeving op peil houdt.

De goedgekeurde uren worden aan onze opdrachtgevers gefactureerd. Daarbij houden we rekening met de wensen van onze opdrachtgevers. Inkooporder nummers, facturen per week, per kandidaat, all-in tarieven, automatisch bijgevoegde declaraties, we regelen het allemaal.

Continu is een succesvol bedrijf en groeit behoorlijk. Op de Backoffice worden steeds meer verloningen verwerkt. Om de groeiende volumes te kunnen behappen, zijn we voortdurend bezig met het verbeteren van onze werkwijzen. De teamleden komen met initiatieven om de processen en systemen efficiënter in te richten, de kwaliteit te verbeteren en de ontwikkelingen in wet- en regelgeving te vertalen naar interne procedures.

Je onderhoudt goede contacten met de medewerkers die je verloont, de opdrachtgevers en interne collega’s. Als de adviseurs een kandidaat geplaatst hebben, geven zij de gemaakte afspraken door aan de Backoffice. We houden elkaar vervolgens over een weer op de hoogte over wat er speelt. Binnen Continu houden we van persoonlijk contact, dus je doet dit veelal telefonisch.  Voor de tevredenheid van de medewerker over Continu als werkgever is de salarisbetaling een van de belangrijkste punten. Het is dus belangrijk dat je altijd secuur en klantvriendelijk te werk gaat.

Jubilarissen, teamwork en een fanatieke groepsapp

Met een team van rond de twaalf medewerkers werkt de backoffice vanuit het hoofdkantoor van Continu aan het Flight Forum in Eindhoven. Het team wordt aangestuurd door Desirée van Breenen, Manager Backoffice & Compliance samen met Teamleider Nieke Gras.

Iedereen heeft een eigen groep opdrachtgevers waar hij of zij de nieuwe starters of de verloning en facturatie voor verwerkt. Je bent dus verantwoordelijk voor je eigen klanten. We hebben uniforme werkwijzen, zodat we tijdens vakantieperiodes elkaars klanten kunnen overnemen. De salarissen worden tweewekelijks betaald. Dat zorgt voor pieken. Die vangen we gezamenlijk op door elkaar te helpen waar nodig.

Wekelijks hebben we de Stand Up. Oftewel een staand overleg. Goed om even achter je computer vandaan te komen. Het voordeel van staan is dat dit ervoor zorgt dat we het tempo erin houden. We bespreken onder andere wijzigingen in systeem, ontwikkelingen in wet- en regelgeving, lessons learned en de onderlinge werkverdeling. Lopende zaken worden gedurende de werkdag besproken.

We nemen meestal zelf lunch mee, maar maken ook wel eens gebruik van de verrassingslunch op de donderdag. We hebben een fanatieke groepsapp op Whatsapp en gaan ieder kwartaal iets leuks doen. Bijvoorbeeld een escaperoom met daarna een etentje of we vieren een feestje van een jubilaris. We hebben al twee jubilarissen op onze afdeling. Daar zijn we trots op!